Geen objecten gevonden

Privacyverklaring Oost West Wonen

Versie: februari 2022

Privacyverklaring
Oost West Wonen biedt woningzoekenden en huurders een betaalbare woning van passende kwaliteit. Wij hechten waarde aan uw privacy. Daarom gaan wij zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zorgen wij dat bij het verwerken van uw gegevens voor naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wanneer u een woning bij ons huurt of wilt gaan huren, deelt u persoonsgegevens met ons. Dit geldt ook wanneer u onze website bezoekt, bij ons solliciteert, werkt of op een andere manier contact met ons hebt. In deze privacyverklaring geven wij aan welke gegevens Oost West Wonen verzamelt en voor welk doel, wat uw rechten zijn en hoe u deze kunt uitoefenen.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms voegen we gegevens samen of anonimiseren we persoonsgegevens, zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

Wie is er verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Oost West Wonen is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat betekent dat Oost West Wonen beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doelen dat gebeurt en hoe dat gebeurt.

Hieronder vindt u onze contactgegevens. Zo kunt u ons altijd bereiken wanneer u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of als u gebruik wilt maken van uw rechten:

Oost West Wonen
t.a.v. Privacy Officer
Postbus 9
3240 AA  Middelharnis
Telefoon: 0187 – 221100
E-mail: privacyoostwestwonennl

Op grond waarvan mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Om persoonsgegevens te mogen verwerken hebben wij een geldige reden nodig. Dit wordt ook wel een verwerkingsgrondslag genoemd. Er bestaan verschillende verwerkingsgrondslagen op basis waarvan we uw persoonsgegevens kunnen verwerken. We leggen hieronder uit welke grondslagen Oost West Wonen gebruikt:

Overeenkomst
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken als dit nodig is voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst tussen u en Oost West Wonen. Bijvoorbeeld de overeenkomst voor het verhuren of verkopen van een woning.

Wettelijke plicht
Oost West Wonen verwerkt tevens uw persoonsgegevens indien dit nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen die op Oost West Wonen rust. Om in aanmerking te kunnen komen voor een woning moet u bijvoorbeeld de hoogte van uw inkomen kunnen aantonen.

Gerechtvaardigd belang
Indien Oost West Wonen een zwaarder gerechtvaardigd belang heeft dan uw privacybelang, is Oost West Wonen gerechtigd uw persoonsgegevens in die situatie te verwerken. Denk hierbij aan het verwerken van persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude, overlast en hennepteelt te bestrijden.

Toestemming
In sommige situaties zullen wij toestemming vragen om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. Dit gebeurt bijvoorbeeld voor het gebruik van onze website of het verzenden van onze nieuwsbrief. We zullen u van tevoren informeren waar u toestemming voor geeft. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welk doel?
Welke persoonsgegevens Oost West Wonen van u verwerkt, hangt af van de relatie die we met u hebben. Als u ingeschreven staat als woningzoekende verwerken we andere persoonsgegevens dan wanneer u een woning bij ons huurt of onze website bezoekt. Hieronder vindt u een overzicht van de meest voorkomende situaties waarin Oost West Wonen persoonsgegevens verwerkt.

Woningzoekenden
Als u zich bij ons inschrijft als woningzoekende verwerken wij de volgende gegevens van u:

  • Naam, adres en woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Gezinssamenstelling
  • Burgerlijke staat
  • Indicatie inkomen
  • Op welke woning wordt gereageerd
  • Duur van de inschrijving als woningzoekende

Wij verwerken deze gegevens om bij te houden wie er ingeschreven staan als woningzoekenden en om onze woningzoekenden passende woningen aan te kunnen bieden.

Bijzondere woningtoewijzing
Bij de toepassing van regels van bijzondere woningtoewijzing, denk bijvoorbeeld bijzondere doelgroepen en bij calamiteiten als brand, verwerken wij ook de redenen voor de bijzondere woningtoewijzing, de bijzondere doelgroep waar u toe behoort en de bewijsstukken.

Oost West Wonen heeft deze gegevens nodig om te beoordelen of u in aanmerking komt voor een bijzondere woningtoewijzing.

Verhuren en verkopen van woningen
Wanneer u een woning bij ons huurt of koopt verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn om de overeenkomst van verhuur of verkoop tussen u en Oost West Wonen aan te gaan en uit te voeren, zoals:

  • Naam, adres en woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Gezinssamenstelling
  • Burgerlijke staat
  • Inkomensverklaring
  • Bankgegevens  
  • Betalingsgegevens
  • Verhuurdersverklaring

Wij verwerken deze gegevens voor de volgende doelen:

  • Toewijzen, verhuren en opleveren van woningen en overige huureenheden
  • Het aangaan en uitvoeren van de huur- of koopovereenkomst
  • Financiële afwikkeling van de huur- of koopovereenkomst
  • Het innen van vorderingen
  • Het onderhoud en de reparatie van woningen
  • Verkopen van woningen
  • Het behandelen van geschillen
  • Verbeteren van woonsituatie en (sociale) leefbaarheid
  • Voorkomen en bestrijden van overlast
  • Voorkomen en bestrijden van woonfraude
  • Organiseren van bewonersavonden
  • Het oprichten van verenigingen van eigenaren
  • Het doen uitoefenen van een accountantscontrole
  • Activiteiten van intern beheer
  • Informatievoorziening over de dienstverlening van Oost West Wonen
  • Voor de uitvoering of toepassing van een wet.
  • Onderzoek naar verschillende doeleinden zoals leefbaarheid, kwaliteit dienstverlening, e.d. met of zonder externe partij.

Leden
Oost West Wonen is een vereniging en heeft leden.  Er wordt een ledenregister waarin wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam, adres en woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Bankrekening

Wij gebruiken deze gegevens voor de inning van contributie, voor de oproep tot een ledenbijeenkomst, oproep verkiezingen ledenraadsleden en overige informatieve handelingen.

Contactformulieren website
Als u een vraag, verzoek, melding of klacht voor Oost West Wonen heeft, dan kunt u dit via het contactformulier op onze website aan ons laten weten. Wij vragen u om uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres in te vullen. Het is ook mogelijk om met het contactformulier bepaalde documenten als bijlage te versturen.

De gegevens die u aan ons toevertrouwt via een contactformulier gebruiken wij niet voor andere (commerciële) doeleinden. We bewaren deze gegevens zolang nodig is om uw vraag naar tevredenheid af te handelen.

Gebruik van cookies
Wanneer u onze website bezoekt verwerken we uw persoonsgegevens met behulp van cookies. We gebruiken technische cookies om de website te laten functioneren.

Ook gebruiken wij een programma voor websitestatistieken (Google Analytics), maar daarbij anonimiseren we uw gegevens zo veel mogelijk. Lees hierover meer in onze Cookiebeleid.

Verstrekt Oost West Wonen persoonsgegevens aan derde partijen?
Oost West Wonen verstrekt persoonsgegevens aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de huurovereenkomst. Zo verstrekt Oost West Wonen persoonsgegevens, die nodig zijn voor onderhoud en reparatie aan uw woning aan bijvoorbeeld elektriciens, glazenwassers, reparateurs en aannemers. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak.

Ook werkt Oost West Wonen soms samen met de gemeente, wijkteams, welzijnszorg of de politie. Dit heeft te maken met het aanpakken van overlast, huurachterstanden, de opvang van kwetsbare woningzoekenden en fraude. In sommige gevallen is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties, zoals bijvoorbeeld zorg- en welzijn instanties en schuldhulpverleners, In die gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat met welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan.

Ook kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Oost West Wonen maakt gebruik van softwareprogramma's om haar werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. De leveranciers van deze softwareprogramma's hebben toegang tot persoonsgegevens. Om de rechtmatige verwerking door deze leveranciers te kunnen waarborgen, heeft Oost West Wonen verwerkersovereenkomsten afgesloten met deze leveranciers.

Oost West Wonen verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Ook zal Oost West Wonen geen persoonsgegevens die u haar verstrekt aan derden doorgeven ten behoeve van hun direct marketing doeleinden.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte?
Oost West Wonen heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte (hierna EER) te verwerken.

Maken wij gebruiken van geautomatiseerde besluitvorming?
Oost West Wonen maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde individuele besluitvorming. Wij gebruiken wel bepaalde software om ons te ondersteunen bij het passend toewijzen van woonruimte. Hierbij wordt aan de hand van bepaalde criteria, zoals inkomensindicatie, gezinssamenstelling, leeftijd en inschrijvingsduur, berekend in welke volgorde woningzoekenden in aanmerking komen voor een te verhuren woning. Het uiteindelijke besluit aan wie een woning wordt toegewezen vindt echter altijd met menselijke tussenkomst plaats.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Uw gegevens worden door Oost West Wonen op een passende wijze beveiligd tegen diefstal, verlies of ander onrechtmatig gebruik in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Oost West Wonen zorgt ervoor dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.

Onze medewerkers zijn tot geheimhouding van uw gegevens verplicht. Deze geheimhouding geldt voor onze vaste medewerkers, maar ook voor tijdelijke medewerkers, zelfstandigen, vrijwilligers, stagiaires of externe medewerkers die door ons zijn ingehuurd en voor uitzendkrachten. Binnen Oost West Wonen hebben medewerkers alleen toegang tot persoonsgegevens die ze op basis van hun functie nodig hebben. 

Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand van de techniek.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Oost West Wonen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verzameld. Eventuele wettelijke bewaartermijnen worden hierbij in acht genomen. De bewaartermijnen zijn vastgelegd in ons verwerkingsregister.

Inkomensgegevens voor de toewijzing van huurwoningen, worden tot 1 jaar na de goedkeurende accountantsverklaring bewaard. Persoonsgegevens van voormalige huurders worden tot 5 jaar na einde huurcontract bewaard, tenzij nog niet alle lopende zaken zijn afgehandeld (zoals een openstaande vordering of woonfraude) en/of hier een langere bewaartermijn voor geldt ter voldoening aan een wettelijke verplichting of bewaarplicht.

Welke rechten heeft u?
Oost West Wonen vindt het belangrijk dat u uw rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. U leest hieronder welke privacyrechten u heeft als Oost West Wonen uw persoonsgegevens verwerkt en hoe u een verzoek bij ons kunt doen als u gebruik wilt maken van uw privacyrechten.

U heeft de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:

  • Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
  • Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist of onvolledig zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen of aan te vullen;
  • Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen of het niet gerechtvaardigd is de gegevens te verwerken, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier is een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
  • Het recht van beperking: u kunt ons in bepaalde gevallen vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Wij zullen dan tijdelijk stoppen met het gebruik van uw gegevens. In de volgende gevallen kunt u dit recht inroepen:
    • In afwachting van de beoordeling van een verzoek tot correctie;
    • Als de verwerking onrechtmatig is en uw persoonsgegevens door ons verwijderd moeten worden maar u zelf (nog) niet wilt dat dit gebeurt, bijvoorbeeld omdat u de gegevens later nog wilt opvragen;
    • Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben maar u de persoonsgegevens nog nodig heeft voor een rechtsvordering, bijvoorbeeld bij de voorbereiding op een rechtszaak;
    • In afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
  • Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt overdragen aan u of een andere organisatie van uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst. Bovendien geldt het recht alleen voor gegevens die wij digitaal verwerken, dus niet voor papieren bestanden;
  • Het recht van bezwaar: indien wij uw gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang heeft u het recht om – vanwege uw specifieke situatie – bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing (bijvoorbeeld bij reclamepost) hebt u altijd het recht van bezwaar, hierbij hoeft u geen redenen aan te geven.

Als u een of meerdere van uw privacyrechten wilt uitoefenen, dan kunt u gebruik maken van de formulieren op onze website. Ook kunt u een e-mail sturen naar privacyoostwestwonennl of uw verzoek per post versturen naar:

Oost West Wonen
t.a.v. Privacy Officer
Postbus 9
3240 AA Middelharnis

Binnen een maand na ontvangst van inzageverzoek, laat Oost West Wonen u weten of hieraan kan worden voldaan.

Klachten
Oost West Wonen vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u het niet eens bent met de wijze waarop Oost West Wonen met uw persoonsgegevens omgaat. Dit kan via: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Wijzigingen
Oost West Wonen behoudt zich het recht voor om wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen. Eventuele wijzigingen blijven binnen de grenzen van de AVG. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, raden wij u aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, bijvoorbeeld wanneer u nieuwe persoonsgegevens doorgeeft. Wij zullen wijzigingen van de privacyverklaring aankondigen op onze website.

Deel deze pagina